Hierna volgt een overzicht van de aangepaste administratieve procedures met betrekking tot de ledenadministratie binnen onze clubs en federatie. Deze afwijkende beslissingen werden genomen in het kader van de invloed van de coronapandemie op de administratieve en sportieve werking binnen onze sport(sector).

Transferperiode

Door de uitzonderlijke omstandigheden waarmee we ook het afgelopen seizoen nog werden geconfronteerd, met onder andere bijzondere wijzigingen in onze sportieve kalenders tot gevolg, werd op nationaal niveau beslist om de transferperiode éénmalig te verplaatsen naar de periode van 1 mei tot en met 31 mei 2022.

Op Vlaams niveau moeten sportfederaties, en bijgevolg de PFV, voor afwijkingen op de “normale” transferperiode een aanvraag tot uitzonderlijke afwijking indienen bij de minister van Sport. Deze aanvraag, ingediend op 2 februari laatstleden, werd op 8 maart positief beantwoord en wordt gepubliceerd in een ministerieel besluit dat in werking trad op 15 maart 2022 en afloopt op 15 juni 2022.

Deze afwijking brengt met zich mee dat de transferperiode 2022 bij uitzondering en éénmalig gewijzigd wordt naar de periode van 1 mei 2022 tot en met 31 mei 2022. Een vrijheidsaanvraag die buiten deze periode wordt ingediend, is niet geldig.

Alle andere modaliteiten rond een transferaanvraag blijven echter ongewijzigd. De nodige documenten kan je steeds terugvinden op onze website onder het menu “downloads”.

Info transfer 2022

Formulier vrijheidsovergang 2022

Licenties

Licenties seizoen 2021/2022

De uitzonderlijke verplaatsing van de transferperiode heeft ook invloed op de duur van het huidige sportseizoen. Om deze reden wordt de geldigheid van de licenties voor het seizoen 2021/2022 verlengd tot en met 31 mei. Dit betekent ook dat je met de huidige licentie tot en met 31 mei verzekerd blijft via de PFV.

Ook de periode voor de hernieuwingen van de leden voor het seizoen 2022/2023 wordt éénmalig aangepast aan de uitzonderlijke transferperiode.

Vanaf 23 mei zullen de clubverantwoordelijken kunnen starten met het hernieuwen van de leden via het ledenprogramma iClub.

We vragen de clubverantwoordelijken met aandrang om deze hernieuwingen in te geven in iClub tegen ten laatste 7 juni. Dit met het oog op het rechtmatig spelen van de leden op de daaropvolgende kampioenschappen, tornooien, … en niet te vergeten, in functie van een geldige verzekering van de betrokken leden.

De toeslag van € 5 voor de hernieuwing van een lid, dat oorspronkelijk werd toegepast bij hernieuwingen na 1 mei, wordt opgeschoven naar 15 juni.

Opgelet: zoals hierboven vermeld, is de huidige licentie geldig tot en met 31 mei. Dit betekent dat leden die niet worden hernieuwd voor deze datum, vanaf 1 juni niet meer verzekerd zijn via de PFV. In dergelijke gevallen is de club verantwoordelijk bij gebeurlijke ongevallen van hun leden.

Met het ingeven van nieuwe leden (= leden die nooit eerder bij de PFV waren aangesloten, ook niet bij een andere club)  voor het seizoen 2022/2023 kunnen de clubverantwoordelijken nu reeds via iClub van start gaan. Ook hier wordt opgeroepen om het ingeven van deze licenties niet uit te stellen.

Het PFV-secretariaat streeft er naar om de licenties, aangevraagd voor 7 juni, klaar te hebben tegen midden juni (= organisatie van de PIB’s). Hoe sneller de ledenadministratie van jouw club volledig in orde is, hoe sneller wij de licenties kunnen verwerken. We willen nogmaals benadrukken dat het op vlak van verzekering van belang is om zo spoedig mogelijk de leden via iClub aan te sluiten.

Wanneer je (zo goed als) klaar bent met jouw ledenadministratie in iClub (aansluiten van nieuwe leden, hernieuwingen, transfers, GDPR,…) geef dan zeker een seintje aan het PFV-secretariaat via secretariaat@pfv.be. Op deze manier kunnen we meteen aan de slag met de verwerking van jouw aangevraagde licenties.

Opgelet: zorg er steeds voor dat ook de GDPR (= ondertekening van de privacyverklaring) in orde is. Voor een lid waarvan dit niet in orde is, kan geen licentie aangemaakt worden.

Wat dan?

Van zodra (de meeste van) jouw leden zijn ingegeven en wij van jou hierover bericht hebben ontvangen, zullen de aangevraagde licenties door het PFV-secretariaat worden verwerkt. Deze zullen vervolgens worden verzameld bij een verantwoordelijke van jouw provinciale afdeling en afgegeven worden aan een clubverantwoordelijke tijdens de provinciale interclubbeker van jouw provincie.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig voor de verwerking van jouw ledenadministratie in iClub, dan verwijzen we hiervoor graag naar de iClub-handleiding die steeds terug te vinden is op onze website via het menu ‘ledenbeheer’.

Geeft deze handleiding niet meteen een antwoord op jouw vraag dan kan je contact opnemen met het secretariaat van de PFV via de module ‘berichten’ in iClub of per mail naar secretariaat@pfv.be.

Algemene vergadering

Contractueel zou de algemene vergadering van de PFV, net zoals voor de coronapandemie, plaatsvinden in de “Waerboom”. Door een gebrek aan beschikbare data de komende maanden werd echter beslist om de editie 2022 opnieuw digitaal te organiseren. De vergadering zal doorgaan op dinsdag 24 mei. Onze clubbesturen kunnen deze datum alvast vrijhouden in hun agenda.

Draag zorg voor jezelf en elkaar!

Sport veilig, sport gezond!