Petanque Federatie Vlaanderen VZW: Privacy

1. Inleiding
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Het gaat onder meer over identiteitsgegevens, contactgegevens, foto’s, film- en videobeelden, sportieve prestaties en statistieken, disciplinaire sancties, sportongevallen, enz. IP-adressen en wachtwoorden zijn eveneens persoonsgegevens. De regelgeving is van toepassing van zodra persoonsgegevens op een gestructureerde manier worden verwerkt, hetzij digitaal of op papier.
De Petanque Federatie Vlaanderen vzw, verder afgekort met PFV, houdt zich altijd aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Belgische privacywet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese privacywet oftewel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook wel General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd.
Alle gegevens die u namens de PFV worden gevraagd, voldoen aan de gestelde vereisten voor inregelstelling met periodieke rapporteringen en voor de organisatie van competities, tornooien, kampioenschappen, andere wedstrijden en organisaties.
De PFV hecht zeer veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens die haar worden verstrekt. Daarom voert de vereniging een strikt beleid dat beoogt om steeds vertrouwelijk en integer om te gaan met de gegevens van alle aangesloten leden zodat ieders privacy kan worden gerespecteerd en gewaarborgd. De verwerking van gegevens slaat op elke actie die uitgevoerd wordt op en met gegevens. Daaronder valt o.a. het verzamelen, bewerken, opslaan en verwijderen van data.
In dit Privacybeleid wil de PFV heldere en transparante informatie geven over welke gegevens ze verzamelt en hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
1. uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
2. de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
3. vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
4. passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
5. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
6. op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

2. Bronnen van persoonsgegevens
De ‘leden’ van de PFV worden opgesplitst in twee groepen. Zo heeft de federatie enerzijds effectieve en anderzijds toegetreden leden.
De PFV bestaat uit de federatie zelf, de provincies en de clubs. Eenieder staat in nauw contact met elkaar opdat er een optimale samenwerking uit voortvloeit.
2.1. Effectieve leden / Bestuurders
Effectieve leden zijn diegenen wiens namen zijn vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van het Bestuursorgaan.
De bestuurders moeten van Belgische nationaliteit zijn of EG-ingezetenen zijn met een verblijfplaats in België van minstens 15 jaar. Een kandidaat-bestuurder moet minstens 25 jaar oud zijn en Nederlandstalig zijn.
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de PFV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven aan de Ondernemingsrechtbank. Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de Ondernemingsrechtbank. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
De vereniging wordt bestuurd door een Bestuursorgaan. Iedere provincie is vertegenwoordigd in deze raad. Van éénzelfde provincie kunnen maximaal twee aangeslotenen deel uitmaken van het bestuursorgaan. De lijst van de kandidaten worden voorgelegd aan de Algemene (Statutaire) Vergadering van de PFV. De twee kandidaten met de meeste punten uit elke provincie worden aangesteld als bestuurder. Het bestuursorgaan vergadert minstens éénmaal per kwartaal, en verder telkens de belangen van de federatie het vereisen. De oproep gebeurt per mail door het secretariaat.
De Algemene Vergadering, verder afgekort met AV, samengesteld uit effectieve leden en het Bestuursorgaan, wordt voorgezeten door de voorzitter van het Bestuursorgaan, of door de Administratief directeur. Eén keer per jaar wordt een AV van de PFV gehouden.
Het Dagelijks Bestuur, verder afgekort met DB, van de PFV bestaat uit de federale voorzitter, de administratief directeur, de sportief directeur en twee adjunct-directeurs, bijgestaan door het secretariaat. Het bestuursorgaan verkiest, op de AV, de voorzitter, administratief directeur en sportief directeur uit de verkozen bestuurders. De voorzitter kiest de twee adjunct-directeuren.
Elk effectief lid kan te allen tijde uit de vereniging treden. Het ontslag moet bij aangetekend schrijven aan het Bestuursorgaan ter kennis worden gebracht.
De Provinciale Raden, verder afgekort met PR, omvatten het bestuur van een provincie, dit slaat hoofdzakelijk terug op de eigen sportactiviteit van deze provincie (provinciale wintercompetitie en wintertornooien). Leden die zich willen aansluiten bij een Provinciale Raad en ondersteund worden door een club, moeten eerst een kandidatuur opsturen naar het Bestuursorgaan. Zij beslissen dan over het al dan niet aanvaarden van de kandidatuur.
2.2. Toegetreden leden
Toegetreden leden zijn enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten van de vzw.
2.3. Aansluiting van een club bij de federatie
Een petanqueclub kan zich bij de PFV aansluiten indien de club uit minstens 12 leden bestaat en een bestuur heeft, bestaande uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en sportleider of sportmonitor. Daarbij neemt de club zelf de beslissing of ze een recreatieve of competitieve club wordt. Een club die zich wil aansluiten kan een informatiepakket terugvinden op de website, www.pfv.be onder het tabblad ‘Downloads’, alsook een document om de samenstelling van het bestuur door te geven aan de federatie.
2.4. Spelers
Een speler kan zich enkel bij de federatie aansluiten via een club.
Wanneer een nieuwe speler zich wenst aan te sluiten, dient men bepaalde persoonsgegevens aan de federatie door te geven. De persoonsgegevens kunnen op twee manieren worden doorgegeven. Ofwel kiest de speler ervoor om zijn/haar eID te laten inlezen in de club. Er zullen dan een beperkt aantal gegevens van de eID afgelezen worden. Bij het inlezen van de eID dient ook nog het formulier ‘inschrijvingsformulier met eID’ ingevuld te worden ter aanvulling van zijn/haar gegevens. Indien men niet wenst zijn/haar eID in te laten lezen, dient met het ‘inschrijvingsformulier zonder eID’ in te vullen opdat de federatie over de nodige gegevens beschikt. Een speler (aangeslotene) geeft de PFV de toestemming om, vanaf de ondertekening van het ‘inschrijvingsformulier met eID’ of ‘inschrijvingsformulier zonder eID’ en de daarbij horende akkoordverklaring, persoonsgegevens te verzamelen, registreren en gebruiken voor organisaties die deels of volledig onder haar bevoegdheid vallen. Indien een speler (aangeslotene) het met een onderdeel van de akkoordverklaring niet eens is kan hij/zij steeds een schriftelijk tegenbericht (liefst per mail naar secretariaat@pfv.be) bezorgen. Een niet- akkoord kan leiden tot stopzetting van het lidmaatschap.
De club dient er zeker op te letten dat het document ‘inschrijvingsformulier met of zonder eID correct werd ondertekend. Daarna duidt de club in iClub aan in welke fase het individueel inschrijvingsformulier zich bevindt:
- te ontvangen: het nieuwe lid heeft het document nog niet aan de club bezorgd;
- ontvangen: het nieuwe lid heeft het document aan de club bezorgd, maar de club heeft dit nog niet doorgestuurd naar de PFV;
- naar de PFV gestuurd: de club heeft het ingevulde document ontvangen en doorgestuurd naar de PFV.
Wanneer de gegevens ingelezen zijn in iClub dient de club het individueel inschrijvingsformulier op te sturen naar het algemeen secretariaat van de PFV. Hier wordt de handtekening op het inschrijvingsformulier opnieuw nagekeken. Wanneer administratief alles in orde is, kan voor de speler een licentie aangevraagd worden voor het volgende seizoen. De ondertekende documenten worden bijgehouden op het algemeen secretariaat van de PFV.
Een reeds aangesloten speler kan zijn lidmaatschap verlengen indien hij/zij dit wenst. Hij/zij dient dit te melden aan de club. De persoon die de functie van ‘Ledensecretariaat’ heeft in iClub, kan alle leden hernieuwen, door zijn ledenlijst te raadplegen en daar de leden één voor één aan te vinken. Vanaf dat moment wordt voor de club een factuur opgemaakt.
Indien het aan te sluiten lid minderjarig is dan moet één van de ouders en/of voogd het inschrijvingsformulier mee ondertekenen en opsturen naar de PFV. Voor de deelname van minderjarige spelers aan alle petanque-activiteiten dienen de ouders een document ‘aanvraag voor uitzonderlijke deelname van minderjarige leden aan alle petanque-activiteiten’ te ondertekenen. De voorzitter van de PFV zal het document mee ondertekenen, waarna het wordt teruggestuurd naar de club waar de minderjarige speelt. Een kopie wordt bijgehouden op het algemeen secretariaat van de PFV.
Een bestaand lid dat wil wijzigen van club, kan dit enkel tijdens de transferperiode. Hiervoor dient hij/zij een transfertformulier aangetekend op te sturen naar de oude club en het secretariaat van de PFV. Binnen iClub worden de persoonsgegevens van de speler van de ene club naar de andere club getransfereerd.
Om de zeven jaar wordt een formulier met gegevens (die opgenomen zijn in iClub) van de aangesloten leden van het voorgaande seizoen en de daaronder toegevoegde akkoordverklaring door het algemeen secretariaat van de PFV afgedrukt en via de provincies aan de clubs en zo aan de leden overhandigd. De speler dient alle gegevens te controleren, eventuele wijzigingen door te geven en het document ondertekend terug te bezorgen aan hun club. De clubs verzamelen de formulieren van hun leden, kijken de gegevens na op eventuele wijzigingen, voeren wijzigingen door in iClub en kijken na of het document correct werd ondertekend
Naderhand sturen de clubs de documenten door naar het algemeen secretariaat van de PFV. Het algemeen secretariaat controleert het document een tweede keer op de handtekening. Wanneer administratief alles in orde is, kan voor de speler een licentie aangevraagd worden voor het volgende seizoen. De ondertekende documenten worden bijgehouden op het algemeen secretariaat van de PFV.

2.5. Personeel
De PFV heeft personeel in dienst die zorgen voor de algemene werking van de PFV en die ondersteuning bieden aan de leden volgens het beleidsplan.
De PFV beschikt over verschillende persoonsgegevens van haar werknemers. Deze gegevens werden bekomen aan de hand van de arbeidsovereenkomst die werd aangegaan tussen de PFV en de werknemer en een inlichtingenfiche dat werd ingevuld bij het aangaan van de overeenkomst.
Een arbeidsovereenkomst is een wederkerige overeenkomst. Dit houdt in dat er twee partijen zijn die tegenover elkaar verplichtingen opnemen. Bij een arbeidsovereenkomst is dat het onder gezag verrichten van arbeid door de werknemer en het betalen van loon door de werkgever.
2.6. Transfers
2.6.1. Vrijheidsovergang
Er dienen twee aangetekende brieven te worden verstuurd, één naar de club die u wenst te verlaten en één naar de Petanque Federatie Vlaanderen vzw (PFV – Zuiderlaan 13 te 9000 Gent). De leden van eenzelfde gezin, d.w.z. op eenzelfde adres wonend, mogen op eigen verantwoordelijkheid de vrijheidsaanvragen in één omslag versturen naar het algemeen secretariaat van de PFV.
Voor een minderjarige speler moet de vrijheidsregeling medeondertekend worden door de wettige vertegenwoordiger of voogd van deze minderjarige.
De voorgeschreven periode (van 16 maart tot en met 15 april) moet gerespecteerd worden. Een vrijheidsregeling die te vroeg of te laat gebeurt, is niet geldig. Wanneer de vrijheidsregeling niet rechtsgeldig gebeurt, zal de speler een sportseizoen lang moeten wachten om een nieuwe vrijheidsregeling te kunnen doen.
2.6.2. Interfederale transfers
Een speler kan jaarlijks zijn lidmaatschap bij zijn club en zijn federatie opzeggen. Een interfederale transfer wordt met een speciaal document aangevraagd. Dit document is op het federaal secretariaat te bekomen. Dit document wordt door de oude en de nieuwe club en door de aangesloten speler ondertekend.
Voor een minderjarige speler moet de opzeg medeondertekend worden door de wettige vertegenwoordiger van deze minderjarige. Het formulier wordt naar het secretariaat van de federatie gezonden die men verlaat, de transfer is pas volledig als ook beide federale voorzitters het formulier ondertekend hebben.
2.7. Aangeboden activiteiten PFV
2.7.1. Petanquereizen
Samen met Tui, partner van de PFV, wordt twee maal per jaar een petanquereis georganiseerd. Zowel leden als niet-leden kunnen aan deze reis deelnemen. Hiervoor dient men het inschrijvingsformulier in te vullen dat terug te vinden is op de website van de PFV. Aan de hand van dit formulier verkrijgt de PFV enkele persoonsgegevens om de deelname te kunnen garanderen.
2.7.2. Sportkamp
Elk jaar organiseert de PFV een sportkamp voor jongeren van 7 tot en met 22 jaar, zowel leden als niet-leden kunnen deelnemen. Deelnemers kunnen zich inschrijven aan de hand van een inschrijvingsformulier. Dit kan men terugvinden op de website van de PFV. Via dit inschrijvingsformulier verkrijgt de PFV enkele persoonsgegevens die ze verwerken om de deelname te kunnen garanderen.
2.7.3. Beach Petanque Gent
Elk jaar wordt er een Beach Petanquetornooi georganiseerd te Gent, thuishaven van het algemeen secretariaat van de PFV. Zowel leden als niet-leden kunnen aan dit tornooi deelnemen. Mensen die wensen deel te nemen kunnen zich inschrijven aan de hand van het inschrijvingsformulier dat op de website staat alsook ter plaatse kan er ingeschreven worden. Via dit inschrijvingsformulier verkrijgt de PFV enkele persoonsgegevens die ze verwerken om de deelname te kunnen garanderen.
2.7.4. Dag van de besturen
Jaarlijks wordt er een Dag van de Besturen georganiseerd door de PFV. Dit is een tornooi gericht op de besturen van de aangesloten clubs. Men kan zich voor het tornooi inschrijven aan de hand van een inschrijvingsformulier.
2.8. Vrijwilligers
Een vrijwilliger geeft bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst zelf zijn gegevens op. Door het geven van toestemming voor gebruik van zijn gegevens en de ondertekening van het vrijwilligerscontract gaat de vrijwilliger akkoord met wat beschreven staat.
2.9 Verenigingswerkers
Een verenigingswerker geeft bij het aangaan van een overeenkomst inzake verenigingswerk zelf zijn gegevens op. Door het geven van toestemming voor gebruik van zijn gegevens en de ondertekening van de overeenkomst inzake verenigingswerk gaat de vrijwilliger akkoord met wat beschreven staat.
2.9. Website
Door het gebruik van de website www.pfv.be gaat u akkoord met de voorwaarden, de bepalingen en de mededelingen die in dit privacybeleid worden beschreven.
De informatie, die op of via de website wordt aangeboden, kan onvolkomenheden van allerlei aard bevatten. De PFV behoudt zich uitdrukkelijk het recht om informatie op de sites op elk tijdstip te wijzigen.
De website van de PFV kan hyperlinks naar websites of webpagina’s van derden bevatten of daar naar verwijzen. Het plaatsen van een link door de PFV houdt op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring in van de inhoud van deze websites of webpagina’s van derden.
De website van de PFV wordt mede-onderhouden door de medewerkers van het VIV en de PFV.
2.10. Google Analytics
De website van de PFV maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc.. Google Analytics maakt gebruik van ‘cookies’ (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om het gedrag van de gebruikers op de website van de PFV te analyseren.
De door een cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De code die in een cookie is verwerkt laat toe een pc bij een volgend bezoek te herkennen of de tekstuele weergave in- of uitgeschakeld is. Zo vergemakkelijkt dit de toegang tot een website en verloopt de navigatie sneller en efficiënter. Op elk moment kunnen de reeds geïnstalleerde cookies van een computer of mobiel apparaat worden verwijderd.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over een website-activiteit op te stellen voor exploitanten en om andere diensten aan te bieden met betrekking tot de website-activiteit. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De PFV heeft hier absoluut geen invloed op. Google zal uw IP-adres niet communiceren met andere gegevens waarover Google beschikt.
U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.
2.11. Sociale Media – Facebook en Twitter
Op de pagina’s van de PFV zijn knoppen opgenomen om posts te kunnen promoten of te delen op de sociale netwerken Facebook, Twitter en Instagram. Deze knoppen worden gerealiseerd door een code die wordt aangeleverd door Facebook en Twitter zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie hierboven).
Lees daarom de privacyverklaring van Facebook en Twitter, welke regelmatig kunnen wijzigen, om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.
2.12. Wettelijke gronden
Er gelden vier wettelijke gronden voor sportfederaties om persoonsgegevens te verwerken:
1. wettelijke verplichting: verwerking van gegevens opgelegd door een wet, decreet,...
2. contractuele basis: gegevens opvragen in functie van de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij wordt een lid aanzien als een klant en het lidmaatschap aanzien als het aangaan van een contract.
3. gerechtvaardigd belang: wanneer het doel, de rechten en de redelijke privacy-verwachting van de betrokkene niet wordt geschaad. Een goed voorbeeld is het versturen van nieuwsbrieven.
4. ondubbelzinnige toestemming: actief om toestemming vragen waarbij de betrokkene zelf aangeeft al dan niet akkoord te gaan.
Toegepast op de opgevraagde persoonsgegevens bij de PFV geeft dit volgend overzicht:

De persoonsgegevens die worden opgevraagd, kunnen opgedeeld worden in twee groepen:
- Persoonsgegevens die verplicht opgevraagd dienen te worden vanuit het decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.
Voor de jaarlijkse rapportering aan Sport Vlaanderen dienen o.a. volgende persoons-gegevens te worden doorgegeven om een erkende sportfederatie binnen Vlaanderen te kunnen blijven: naam, voornaam, adres, postcode, gemeente, land, geboortedatum, rijksregisternummer, nationaliteit, geslacht, naam club, aard sport, statuut (recreatief of competitief).
- Persoonsgegevens om het doel van de federatie te kunnen bewerkstelligen. Dit omvat volgende persoonsgegevens:
• Competitieve of recreatieve speler.
• telefoon-, gsm-nummer en e-mailadres zijn velden om vanuit de federatie spelers/leden te kunnen contacteren. Deze data is niet verplicht in te vullen, maar vergemakkelijkt wel de werking.
• Voor de organisatie van de competitie/tornooien/… is het belangrijk dat we de leden/spelers kunnen identificeren. Dit om competitievervalsing e.d. te voorkomen. Voor de identificatie van de spelers te kunnen uitvoeren, wordt een foto opgevraagd / van de eID kaart afgehaald en zo op de lidkaart gedrukt. Deze lidkaart moet de speler steeds bij zich hebben tijdens een officiële organisatie of een organisatie dat voortkomt van de PFV. Indien men de lidkaart niet bij zich heeft, zal men de wedstrijd/tornooi niet kunnen aanvatten.

3. Waarom verwerkt de PFV persoonsgegevens?
3.1. Algemeen
3.1.1. Deontologische code
Gewettigd verblijf
Vooraleer de PFV een lidkaart toekent (aan de sportbeoefenaars met een arbeidsovereenkomst/ aan de recreatieve sportbeoefenaars) dient de sportbeoefenaar/de aangesloten club aan te tonen dat de sportbeoefenaar met arbeidsovereenkomst zowel als de recreatieve sportbeoefenaar wettig verblijft op het Belgisch grondgebied. Het gewettigd verblijf wordt bewezen door een geldig document uitgaande van de bevoegde overheid waaruit het gewettigd verblijf blijkt. (Meer info zie Intern Reglement van de PFV).
Mensenhandel
De PFV en de bij haar aangesloten clubs verbinden zich ertoe de wetgeving op de bestrijding van de mensenhandel na te leven en te doen naleven. Het betreft de wet van 13 april 1995 houdende bepalingen tot bestrijding van de mensenhandel en van de kinderpornografie, BS, 25 april 1995 en alle later volgende wetgeving die deze materie regelt. (Meer info zie Intern Reglement van de PFV).
3.2. Bestuurders
3.2.1 Petanque Federatie Vlaanderen
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de PFV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Ondernemingsrechtbank. Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de Ondernemingsrechtbank. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
De Algemene Vergadering (AV), samengesteld uit effectieve leden en het Bestuursorgaan, wordt voorgezeten door de voorzitter van het Bestuursorgaan, of door de Administratief directeur. Eén keer per jaar wordt een AV van de PFV gehouden tijdens de maand februari. Het Bestuursorgaan is bovendien verplicht de AV samen te roepen wanneer 1/5 van de effectieve leden daartoe een verzoek richt aan het Bestuursorgaan en dit per aangetekende brief waarin de te behandelen agendapunten zijn vermeld. In dit geval is het Bestuursorgaan verplicht de AV samen te roepen ten minste 15 dagen op voorhand met vermelding op de uitnodiging van de gevraagde agendapunten.
De vereniging wordt geleid door een Bestuursorgaan. Iedere provincie is vertegenwoordigd in dit orgaan. Van éénzelfde lid kunnen maximum twee aangeslotenen deel uitmaken van het bestuursorgaan. Het Bestuursorgaan bezit door de wet en de statuten toegekende bevoegdheden, alsmede deze welke door de wet of de statuten niet exclusief aan de AV worden toebedeeld (meer info zie statuten PFV). Het Bestuursorgaan vergadert 4 keer per jaar en meer als het belang van de vereniging dit vereist. De dagorde, opgesteld door de secretaris, wordt door middel van e-mailbericht aan de bestuurders overgemaakt. Een kandidatuur voor het Bestuursorgaan moet door de leden voorgedragen worden aan de AV.
Dagelijks Bestuur (DB)
Het DB van de PFV bestaat uit de federale voorzitter, de administratief directeur, de sportief directeur en twee adjunct-directeuren, bijgestaan door het secretariaat.
3.2.2 Provinciale organen
De provinciale organen zijn samengesteld uit minimum drie en maximum elf bestuursleden. De leden komen uit de aangesloten clubs van de desbetreffende provincie. De uitnodiging voor een vergadering van de Provinciale orgaan gebeurt via mail of post. Alle nieuwe kandidaten moeten door een club voorgedragen worden aan het Bestuursorgaan van de PFV. Het toegewezen mandaat geldt voor vier jaar.
3.3. Clubs
Iedere speler die lid is van de PFV is aangesloten bij een club. Deze clubs zijn dan weer aangesloten bij de PFV. De clubs brengen de spelers samen en bieden hen de mogelijkheid om zowel competitief als recreatief de petanquesport uit te oefenen. Elke club zit gehuisvest in een petanquelokaal waar de faciliteiten, nodig om de sport te beoefenen, aanwezig zijn.
De gegevens van een club worden door de PFV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- Opdat de PFV haar diensten kan verlenen;
• organiseren van Europese- en wereldkampioenschappen;
• om het lidmaatschap in orde te kunnen brengen;
• begeleiden, coördineren en organiseren van clubs;
• begeleiden van jeugd;
• om de club te kunnen ondersteunen bij activiteiten die ze willen organiseren, het bestuur van de club,…;
• boekhouding van de federatie en opvolgen van de boekhouding per provincie;
• nieuws verspreiden via onze website, Facebookpagina, Twitteraccount;
• viermaandelijks Petanque SPORTmagazine voor alle competitieve leden en onze partners;
• nieuwsbrieven per mail.
- om de clubnaam, clubadres, samenstelling club, speeldag thuiswedstrijden, aantal petanquebanen,… te kennen.
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende gegevens van de club op:
- clubnaam;
- clubnummer;
- provincie;
- juridisch statuut (vzw, feitelijke vereniging, cv, bvba,…);
- adres clublokaal;
- adres buitenterreinen;
- telefoon/ fax clublokaal;
- e-mailadres club/ contactpersoon;
- aantal binnenterreinen;
- aantal buitenterreinen;
- rekeningnummer club;
- naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer van de voorzitter;
- naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer van de secretaris;
- naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer van de penningmeester;
- naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer van de sportleider;
- naam contactpersoon club;
- clublogo.
De PFV gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze de gegevens heeft verkregen.
3.4. Spelers
De PFV heeft als doel om de petanque sport te bevorderen in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest door het promoten en organiseren van recreatieve en competitieve sportactiviteiten gericht naar zowel jeugd als volwassenen, valide evenals invalide personen. De PFV wil de beoefening van de petanque sport waarborgen op ieder prestatieniveau op een gezonde en veilige wijze met garantie voor kwaliteit, integriteit en rationaliteit. De PFV wil streven naar een optimale samenwerking binnen de eigen federatie en met externe organisaties.
Uw persoonsgegevens worden door de PFV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- sportieve taken:
- begeleiden, coördineren en organiseren van de competities en clubs;
- coördineren en organiseren van de zomer- en wintercompetities op provinciaal, Vlaams en nationaal niveau;
- verzamelen en publiceren van competitieresultaten;
- begeleiden van jeugd;
- organiseren van trainingsmomenten voor de jeugd;
- organiseren van een jaarlijks sportkamp voor de jeugd;
- afvaardigen, organiseren en begeleiden van atleten naar buitenlandse tornooien;
- afvaardigen, organiseren en begeleiden van atleten naar Europese- en wereldkampioenschappen;
- organiseren en coördineren van Beach Petanque-tornooien;
- organiseren van Europese- en wereldkampioenschappen
- Extra sportieve taken:
• administratieve taken: e-mail en telefoonverkeer;
• lidmaatschappen van clubs en spelers in orde brengen;
• vierjaarlijks sportbeleidsplan opstellen;
• boekhouding van de federatie en opvolgen van de boekhouding per provincie;
• nieuws verspreiden via onze website, Facebookpagina, Twitteraccount;
• viermaandelijks Petanque SPORTmagazine voor alle competitieve leden en onze partners;
• jaarlijks twee petanquereizen, waarvan één in het voorjaar en één in het najaar;
• jaarlijks ‘Dag van de Besturen’ organiseren;
• nieuwsbrieven per mail versturen.
- het bekomen van subsidiëring door de overheid.
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens van u op:
- club waarbij u zich aansluit;
- clubnummer van de club waarbij u zich aansluit;
- provincie;
- provincienummer;
- competitief of recreatief lid?;
- naam en voornaam;
- adres (straat, nummer, postcode, gemeente);
- telefoonnummer/ gsm-nummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- rijksregisternummer;
- nationaliteit;
- geslacht;
- profielfoto.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
De gebruiker kan zich kosteloos en op verzoek, steeds verzetten tegen het gebruik van zijn/haar gegevens voor direct marketing. Hiervoor dient de speler zich per e-mail te richten tot de PFV via secretariaat@pfv.be.
3.4.1 QR-code
Op de lidkaart wordt een QR-code gedrukt. De lidkaart moet de speler steeds bij zich hebben tijdens een officiële organisatie of een organisatie dat voortkomt van de PFV. Indien men de lidkaart niet bij zich heeft, zal men de wedstrijd/tornooi niet kunnen aanvatten.
De QR-code op de lidkaart wordt gebruikt ten behoeve van de mogelijkheid tot identificatie van de speler. Voornamelijk bij competitieve, maar ook bij recreatieve evenementen, is het zowel binnen Vlaanderen, als op nationaal niveau, als op internationaal niveau belangrijk dat een speler kan geïdentificeerd worden a.d.h.v. de QR-code. Hier wordt veel belang aan gehecht om wedstrijdvervalsing tegen te gaan.
Een QR-code op een licentie is bij petanquewedstrijden/-tornooien een belangrijk controlemiddel voor scheidsrechters, wedstrijdleiders en collega-spelers. Daarbij is het zeer gebruiksvriendelijk en tijdsbesparend om een controle te kunnen uitvoeren.
Deze QR-code leidt naar volgende gegevens:
- voornaam;
- familienaam;
- geboortedatum;
- licentienummer;
- soort lidmaatschap;
- speelgerechtigd/ niet-speelgerechtigd.
3.5 Personeel
Elke indienst- en uitdiensttreding van een werknemer wordt door de PFV aangegeven bij de RSZ aan de hand van de Dimona-aangifte (Déclaration Immédiate/Onmiddelijke Aangifte). De Dimona-aangifte is verplicht voor alle werkgevers uit de publieke en de private sector.
3.5.1. Partena Professional - HDP
De PFV doet voor de loonadministratie van haar medewerkers beroep op het sociaal secretariaat ‘Partena Professional-HDP’.
Maandelijks geeft de PFV een overzicht van de gepresteerde uren door aan Partena Professional – HDP via het e-loket. Ook opgenomen vakantiedagen, ziektedagen, verlet,… worden aan de hand van dit overzicht meegedeeld met het sociaal secretariaat. De doorgegeven gegevens worden verwerkt door Partena Professional - HDP. Op basis van deze gegevens wordt de loonbrief per medewerker opgemaakt. De loonbrief wordt per e-mail verzonden naar de medewerkers. De PFV kan deze loonbrieven raadplegen via het e-loket. Aan de hand daarvan worden de lonen door de PFV uitbetaald.
De PFV beschikt over onderstaande persoonsgegevens:
- verkregen aan de hand van een arbeidsovereenkomst
• naam, voornaam;
• adres;
• salaris en vergoedingen;
• betalingsmodaliteiten;
- verkregen aan de hand van een inlichtingenfiche
• naam, voornaam;
• geslacht;
• taal;
• geboorteplaats;
• rijksregisternummer;
• geboortedatum;
• studieniveau;
• burgerlijke staat;
• arbeidsstelsel;
• sociale uitkeringen;
- vakantieattest (indien vorige werknemer);
- tewerkstellingsattest.
3.6. Vrijwilligers
De PFV doet op meerdere momenten doorheen het jaar beroep op vrijwilligers. Vrijwilligers zijn belangrijk om de organisatie en de werking van een sportfederatie te ondersteunen. De persoonsgegevens zullen enkel worden gebruikt in functie van de vrijwillige prestatie of eventuele toekomstige prestaties.
Uw persoonsgegevens worden door de PFV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om als vrijwilliger ingezet te kunnen worden voor de activiteit van de PFV;
- om de vrijwilliger te kunnen contacteren voor of tijdens het vrijwilligerswerk;
- om het aantal vrijwilligers na te gaan (bv. bij een evenement);
- om de taken te verdelen onder de vrijwilligers;
- om een overzicht te hebben op de mensen die zich aanbieden;
- om de vrijwilligers te verzekeren tijdens hun prestatie;
- om de vrijwilligers een vergoeding te kunnen uitkeren (optioneel);
- om gecontacteerd te kunnen worden i.v.m. vrijwilligerswerk in de toekomst;
- om op de hoogte gebracht te worden van toekomstige activiteiten.
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens van u op:
- naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres;
- rijksregisternummer;
- geslacht, geboortedatum, nationaliteit.
Het adres is een verplicht gegeven vanwege volgende rede. De vrijwilligerswet is van toepassing op het vrijwilligerswerk dat op het Belgische grondgebied wordt verricht en op het vrijwilligerswerk dat daarbuiten wordt verricht, maar dat vanuit België wordt georganiseerd, op voorwaarde dat de vrijwilliger zijn hoofdverblijfplaats in België heeft, en onverminderd de bepalingen die van toepassing zijn in het land waar het vrijwilligerswerk wordt verricht.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
De gebruiker kan zich kosteloos en op verzoek, steeds verzetten tegen het gebruik van zijn/haar gegevens voor direct marketing. Hiervoor dient de vrijwilliger zich per e-mail te richten tot de PFV via secretariaat@pfv.be
3.7 Verenigingswerkers
De PFV doet beroep op een verenigingswerker. Deze verenigingswerker biedt administratieve ondersteuning aan de federatie. De gegevens die de PFV verwerkt van de verenigingswerker doet men ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om als verenigingswerker ingezet te kunnen worden bij de PFV;
- om de verenigingswerker te verzekeren tijdens haar/zijn prestatie;
- om het verenigingswerk te kunnen aangeven zoals wettelijk wordt verplicht;
- om de RSZ op de hoogte te kunnen brengen van het verenigingswerk;
- om de verenigingswerker een vergoeding te kunnen uitkeren;
- om de verenigingswerker te kunnen contacteren indien nodig;
- om contract verenigingswerk in orde te kunnen brengen;
- …
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens op:
- naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres;
- rijksregisternummer.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
3.7. Aangeboden activiteiten PFV
3.7.1. Petanquereizen
Tweemaal per jaar organiseert de PFV in samenwerking met Tui een petanquereis. Aan de hand van het inschrijvingsformulier verkrijgt de PFV enkele persoonsgegevens. De PFV verzamelt de persoonsgegevens en stuurt deze door naar Tui.
Uw persoonsgegevens worden door de PFV opgevraagd ten behoeve van de volgende doeleinden:
- organiseren van de reis;
- vlucht reserveren (door Tui);
- reisbijstandsverzekering voorzien;
- annuleringsverzekering voorzien;
- bestelbon doorsturen;
- ingeschrevenen op de hoogte houden van reis (vluchten,…);
- hotelvouchers en vliegtickets doorsturen,… ;
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens van u op:
- naam, voornaam;
- adres (straatnaam, nummer, postcode, gemeente);
- telefoon- / gsmnummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- indien lid van de PFV: licentienummer;
- gewenst kamertype;
- reisbijstandsverzekering gewenst: ja-nee;
- annuleringsverzekering gewenst: ja-nee.
De bekomen gegevens worden louter gebruikt om de deelname aan de reis in orde te brengen.
3.7.2. Sportkamp
Elk jaar organiseert de PFV een sportkamp voor kinderen en jongeren van 7 tot en met 22 jaar, zowel leden als niet-leden kunnen deelnemen. Deelnemers kunnen zich inschrijven aan de hand van een inschrijvingsformulier. Dit kan men terugvinden op de website van de PFV. Via dit inschrijvingsformulier verkrijgt de PFV enkele persoonsgegevens die ze verwerken om de deelname te kunnen garanderen.
Uw persoonsgegevens worden door de PFV opgevraagd ten behoeve van de volgende doeleinden:
- inschrijving sportkamp in orde brengen;
- activiteiten aanbieden;
- slaapplaats aanbieden;
- maaltijden aanbieden;
- begeleiders voorzien;
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens van u op:
- naam, voornaam;
- geboortedatum;
- categorie (miniem, cadet, junior, belofte);
- adres (straatnaam, huisnummer, postcode, gemeente);
- contactgegevens (telefoon-, gsmnummer, e-mailadres, telefoon-, gsmnummer ouders);
- kledijmaat T-shirt.
Het inschrijvingsformulier zal ten alle tijde moeten ondertekend worden door de ouder(s) of voogd van de jongere.
De bekomen gegevens worden louter gebruikt om de deelname aan het sportkamp in orde te brengen.
3.7.3. Beach Petanque Gent
Elk jaar wordt er een Beach Petanquetornooi georganiseerd te Gent. Zowel leden als niet-leden kunnen aan dit tornooi deelnemen. Mensen die wensen deel te nemen kunnen zich inschrijven aan de hand van het inschrijvingsformulier, alsook ter plaatse kan men zich inschrijven.
Uw persoonsgegevens worden door de PFV opgevraagd ten behoeve van de volgende doeleinden:
- deelname garanderen;
- aantal deelnemende teams kennen;
- personen kunnen contacteren indien ze te laat zijn;
- tornooivorm kunnen opstellen;
- klassement kunnen maken;
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens van u op:
- naam, voornaam;
- e-mailadres (niet-verplicht);
- gsmnummer (niet verplicht);
- teamgenoten.
De bekomen gegevens worden louter gebruikt om de deelname aan de Beach Petanque te garanderen.
3.7.4. Dag van de besturen
Jaarlijks wordt er een Dag van de Besturen georganiseerd door de PFV. Men kan zich voor het tornooi inschrijven aan de hand van een inschrijvingsformulier
Uw persoonsgegevens worden door de PFV opgevraagd ten behoeve van de volgende doeleinden:
- deelname garanderen;
- tornooivorm kunnen opstellen;
- rangschikking kunnen opstellen;
- aantal deelnemers kennen;
- deelname aan de activiteit garanderen;
Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt de PFV de volgende persoonsgegevens van u op:
- naam, voornaam;
- club;
- licentienummer.
De bekomen gegevens worden louter gebruikt om de deelname aan de Dag van de Besturen te garanderen.

4. Toestemming om persoonsgegevens te verwerken
4.1. Leden PFV
De ‘leden’ van de PFV worden opgesplitst in twee groepen. Zo heeft de federatie enerzijds toegetreden leden en anderzijds effectieve leden.
De federatie maakt voornamelijk gebruik van opgevraagde persoonsgegevens die wettelijk verplicht of op contractuele basis worden opgevraagd.
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de PFV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Ondernemingsrechtbank. Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de Ondernemingsrechtbank. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
In toepassing van het decreet van 10 juni 2016 inzake de erkenning en de subsidiëring van de georganiseerde sportsector, deel 2 - Erkenning en subsidiëring van sportfederaties, titel 1 - Erkenning van sportfederaties, hoofdstuk 1 - Algemene erkenningsvoorwaarden, art. 4. Om als sportfederatie erkend te worden en te blijven, moet een sportfederatie aan voorwaarden voldoen. De Vlaamse Regering bepaalt de gegevens, waaronder persoonsgegevens, die in het ledenbestand minimaal moeten worden opgenomen, waaronder een uniek identificatienummer. Met het oog op deze unieke identificatie gebruikt de PFV het rijksregisternummer en bewaart deze in het ledenbestand.
De machtiging om het rijksregisternummer te gebruiken, wordt verleend om dubbeltelling en fictieve leden uit te sluiten. Met het oog op het controleren van de erkenningsvoorwaarden kan het agentschap Sport Vlaanderen op elk ogenblik de volledige bestanden, gedeeltelijke bestanden of geaggregeerde gegevens raadplegen of opvragen. Enkel geanonimiseerde gegevens worden statistisch verwerkt. Na het einde van het lidmaatschap moeten de gegevens één jaar in het bestand worden bewaard.
Meer informatie kan u raadplegen via:
www.bloso-kics.be/Regelgeving/Gedeelde%20%20documenten/Sportfederaties/160610_Decreet_georganiseerde_sportsector.pdf
Volgende persoonsgegevens zijn wettelijk verplicht om te verwerken:
- naam
- voornaam
- adres
- postcode
- gemeente
- land
- geboortedatum
- rijksregisternummer
- nationaliteit
- geslacht
- clubnaam
- club-ID
- aard lidmaatschap
- sport
- VOTAS-ID
Een speler die weigert om deze data te willen bezorgen kan helaas niet toetreden tot de PFV.
Voor volgende persoonsgegevens wordt door de PFV toestemming gevraagd om deze te mogen gebruiken:
- telefoonnummer
- gsm-nummer.
- e-mailadres;
- profielfoto.
Op het inschrijvingsformulier en het formulier persoonsgegevens vindt u, onder het luik met in te vullen of ingevulde persoonsgegevens, een akkoordverklaring. In deze verklaring worden items aangehaald waarmee de persoon, die een lidmaatschap aangaat, akkoord gaat vanaf de ondertekening van het document. Indien een speler het met een onderdeel van de akkoordverklaring niet eens is dan kan hij/zij steeds een schriftelijk tegenbericht (liefst per mail naar secretariaat@pfv.be) bezorgen aan het algemeen secretariaat van de PFV. Een niet-akkoord kan leiden tot stopzetting van het lidmaatschap.
4.1.1. Inhoud van de akkoordverklaring
De PFV hecht zeer veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens die haar worden verstrekt. Daarom voert de vereniging een strikt beleid dat beoogt om steeds vertrouwelijk en integer om te gaan met de gegevens van alle aangesloten leden zodat ieders privacy kan worden gerespecteerd en gewaarborgd. Ook van de partners waarmee PFV samenwerkt worden verwacht dat ze aan onze normen voldoen. U kan de privacyverklaring van de PFV nalezen op de website www.pfv.be. De privacyverklaring ligt eveneens ter inzage in uw club, bij het provinciaal bestuur en het algemeen secretariaat van de PFV.
Bij ondertekening dient u eigenhandig te schrijven: “Gelezen en goedgekeurd”.
Formulieren van minderjarige leden dienen medeondertekend te worden door een wettelijk vertegenwoordiger.

Een speler en/of vertegenwoordiger kan zijn/haar toestemming steeds laten wijzigen door ofwel een schrijven te richten aan het algemeen secretariaat van de PFV (Zuiderlaan 13 – 9000 Gent) ofwel een mail te sturen naar secretariaat@pfv.be.
4.2. Personeel
De PFV beschikt over verschillende persoonsgegevens van haar werknemers. Deze gegevens werden bekomen aan de hand van de arbeidsovereenkomst die werd aangegaan tussen de PFV en de werknemer en een inlichtingenfiche dat werd ingevuld bij het aangaan van de overeenkomst. Wanneer de (toekomstige) werknemer bepaalde essentiële gegevens niet wil opgeven, kan er geen arbeidsovereenkomst aangegaan worden
4.3. Vrijwilligers
De vrijwilliger geeft zelf zijn persoonsgegevens op bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst. Gegevens waarbij de PFV toestemming vraagt tot gebruik zijn:
- doorgeven van telefoon/ gsm-nummer en/of e-mailadres aan verantwoordelijke activiteit;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres tijdens de voorbereidingen van het evenement;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres tijdens het vrijwilligerswerk;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres na het vrijwilligerswerk (uitnodiging latere evenementen, nieuwsbrief,…);
- bijhouden van gegevens in Excel-lijst zodat de federatie de vrijwilliger kan contacteren voor latere activiteiten;
- bij eventuele vergoeding van het vrijwilligerswerk kan ook het rekeningnummer worden gevraagd.
Slechts een beperkt aantal mensen hebben toegang tot het Excel-bestand of de mappen waarin de persoonsgegevens van de vrijwilligers worden bijgehouden.
Al de vrijwilligersovereenkomsten worden bewaard in een kast in een kantoor dat telkens afgesloten wordt. De overeenkomsten worden mits toelating van de vrijwilliger maximum 5 jaar bijgehouden op het algemeen secretariaat.
4.4 Verenigingswerkers
De PFV beschikt over verschillende persoonsgegevens van haar verenigingswerker(s). Deze gegevens werden bekomen aan de hand van de contract verenigingswerk dat werd aangegaan tussen de PFV en de verenigingswerker bij aanvang van de activiteiten. Wanneer de (toekomstige) verenigingswerker bepaalde essentiële gegevens niet wil opgeven, kan er geen arbeidsovereenkomst aangegaan worden.
Het verenigingswerk dient volgens wet aangegeven te worden via www.verenigingswerk.be. Hiervoor heeft de PFV enkele gegevens nodig van de verenigingswerker. Verder zal ook de RSZ op de hoogte gebracht worden voor de berekening van de RSZ-bijdrage.

5. Wie binnen PFV verwerkt/ heeft toegang tot persoonsgegevens?
Onder “verwerking” wordt verstaan elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bijwerken, wijzigen, bewaren, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.
5.1. Verantwoordelijke voor de verwerking
Onder “verantwoordelijke voor de verwerking” wordt de natuurlijke persoon of de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur verstaan die alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Verantwoordelijke voor de verwerking binnen de PFV is het Bestuursorgaan die wordt vertegenwoordigd door de voorzitter.
5.2. Verwerker
Onder “verwerker” wordt de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur verstaan die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, met uitsluiting van de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken. Verwerkers voor de PFV zijn de werknemers van de PFV en de VIV. Verder wordt de verwerking van gegevens uitgevoerd door de clubs zelf. Binnen elke club heeft minstens één persoon de functie van ‘Ledensecretariaat’. Zij geven de gegevens, verkregen van de speler, meteen in in iClub.
5.3. Ontvanger
Onder “ontvanger” wordt de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur verstaan, aan wie de gegevens worden meegedeeld, ongeacht of het al dan niet een derde betreft. Administratieve of gerechtelijke instanties aan wie gegevens kunnen worden meegedeeld in het kader van een bijzondere onderzoeksprocedure worden evenwel niet beschouwd als ontvangers.

6. Beeldmateriaal
6.1. Profielfoto
Elke speler is verplicht een profielfoto op te laten laden in iClub. Dit kan aan de hand van het laten inlezen van de eID kaart of het opgeladen worden via de oplaadmogelijkheid voorzien in iClub. Spelers die van deze laatste keuze gebruik willen maken, moeten dit schriftelijk melden aan het secretariaat van de PFV.
Deze profielfoto wordt op de lidkaart gedrukt. De lidkaart moet de speler steeds bij zich hebben tijdens een officiële organisatie of een organisatie dat voortkomt van de PFV. Indien men de lidkaart niet bij zich heeft, zal men de wedstrijd/tornooi niet kunnen aanvatten.
De profielfoto op de lidkaart wordt gebruikt ten behoeve van de mogelijkheid tot identificatie van de speler. Voornamelijk bij competitieve, maar ook bij recreatieve evenementen, is het zowel binnen Vlaanderen, als op nationaal niveau, als op internationaal niveau belangrijk dat een speler kan geïdentificeerd worden a.d.h.v. een profielfoto. Hier wordt veel belang aan gehecht om wedstrijdvervalsing tegen te gaan.
Een profielfoto op een licentie is bij petanquewedstrijden/-tornooien een belangrijk controlemiddel voor scheidsrechters, wedstrijdleiders en collega-spelers. Daarbij is het zeer gebruiksvriendelijk en tijdsbesparend om een controle te kunnen uitvoeren.
De foto die u eventueel zelf zou aanleveren wordt aan enkele voorwaarden onderworpen:
- De foto werd genomen aan de hand van vooraanzicht;
- het gezicht moet vrij en goed zichtbaar zijn;
- het volledige hoofd moet op de foto zichtbaar zijn;
- de ogen moeten open zijn;
- de achtergrond moet licht en effen van kleur zijn;
- de foto mag met een gsm-toestel genomen worden, maar moet een degelijk aantal pixels hebben.
De foto die wordt opgenomen in het ledensysteem (iClub) wordt enkel gebruikt om een licentie te genereren en de identificatie van een speler correct uit te voeren.
Zolang er geen foto werd opgenomen in iClub, kan er geen licentie worden afgedrukt.
6.2. Andere
Tijdens activiteiten georganiseerd door de PFV of activiteiten waaraan de PFV meewerkt, kunnen foto’s en/of videobeelden worden genomen. Deelname en/of een bezoek aan deze activiteiten betekent dat u toestemming aan de PFV verleent om beelden in het kader van zijn werking op alle dragers van de PFV zoals website, nieuwsbrieven, folders, sportmagazine en sociale media te publiceren.
Foto’s en/of videobeelden mogen op geen enkele manier en ook niet door derden verder worden verspreid. De PFV zal foto’s en/of videobeelden zonder schriftelijke goedkeuring van betrokkenen ook niet aan commerciële bedrijven bezorgen die er dan vrij over kunnen beschikken voor hun publiciteit.
Bij het maken van een foto mag worden uitgegaan dat deze door de PFV mag worden gepubliceerd op de eigen dragers, maar op voorwaarde dat een speler (of bij een jongere -16 jaar een ouder of voogd) geen bezwaar maakt bij het maken van een foto, dat geen gênante of vervelende foto’s wordt gemaakt.
Het gepubliceerde beeldmateriaal wordt gebruikt voor promotie van de petanquesport, als informatiebron voor leden en als portaal om toekomstige leden mogelijkheden van de PFV te tonen.

7. Verstrekking aan derden
Onder “derde” wordt de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur verstaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verantwoordelijke voor de verwerking, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken.
De PFV zal persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de beschreven doeleinden waarvoor ze worden opgevraagd.
De PFV verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder of een wettelijke vertegenwoordiger. De leeftijd bij aansluiting is bepalend.
De PFV maakt gebruik van een derde partij (een verwerker – die het contract verwerkingsverantwoordelijke – verwerker heeft ondertekend) voor:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, Netque, …);
- het verzorgen van het ledenbeheer (iClub);
- het verzorgen van nieuwsoverdracht.
De PFV geeft persoonsgegevens nooit door aan een verwerker of een andere partij dan diegene die het contract verwerkingsverantwoordelijke-verwerker heeft ondertekend. Uiteraard worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te kunnen waarborgen.
Verder zal de PFV verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
De PFV verklaart dat de persoonsgegevens niet aan commerciële organisaties zullen worden doorgegeven. Indien één van de partners van de PFV een commerciële actie wil aanbieden aan de leden van PFV zal deze communicatie via het algemeen secretariaat van de PFV lopen. Deze commerciële berichten zijn erop gericht een voordeel te bieden aan de leden van de PFV, de organisatie zelf zal hier geen voordeel uit halen.
De PFV kan persoonsgegevens delen met derden indien u de PFV hiervoor toestemming geeft. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
7.1. Toegetreden leden (clubs/spelers)
De PFV volgt de legitieme doelstellingen die de GDPR vooropstelt. Persoonsgegevens van leden van de PFV worden in principe nooit doorgegeven aan derden tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is en/of met uitzondering van:
- Sport Vlaanderen: de PFV is een erkende maar niet gesubsidieerde federatie. Om de erkenning te kunnen behouden dient de PFV te voldoen aan de decretale verplichtingen opgelegd vanuit de Vlaamse Overheid, Sport Vlaanderen (zie het decreet houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector, 10/06/2016 – art.3). Volgende gegevens worden via het decreet opgevraagd:
• naam, voornaam;
• rijksregisternummer;
• straat, huisnummer, postcode en gemeente/stad, land;
• geboortedatum;
• geslacht;
• nationaliteit;
• club;
• statuut competitief of recreatief;
• bestuurslid;
• trainer;
• ID VOTAS databank ;
• scheidsrechter;
• sport;
• Verzekering PFV.
- Vlaamse organisatie voor Internationale Volkssporten (VIV): dit is de koepelorganisatie die erkend is en wordt gesubsidieerd door Sport Vlaanderen. Naast de PFV zijn ook de Vlaamse SnookerFederatie vzw en Bowling Vlaanderen aangesloten. Jaarlijks dient de PFV de ledengegevens aan VIV door te geven in functie van de hierboven vermelde decretale bepalingen om als VIV erkend en gesubsidieerd te kunnen blijven.
- Een medeorganisator (sportfederatie, sportdienst of andere organisaties): voor de organisatie van een activiteit die gebeurt in samenwerking met andere organisaties kan het nodig zijn dat een reeks persoonsgegevens in gemeenschap worden gedeeld. Daarnaast is het soms mogelijk dat een sportdienst een overzicht vraagt van de aangesloten leden van een club om controle te kunnen doen bij de toekenning van gemeentelijke subsidies.
- Bestuursorganen en commissies van de PFV: deze personen kunnen worden gemachtigd om in beperkte mate persoonsgegevens te kunnen raadplegen indien dit nodig is voor de uitvoering van een project of organisatie. Voorbeelden kunnen zijn het doorgeven van contactgegevens van jeugdleden (naam, telefoon en e-mailadres) om hen te kunnen uitnodigen voor een infomoment en het doorgeven van een e-mailadres om een bestraffing te kunnen bezorgen zodat een schorsing kan worden vermeden.
7.2. Effectieve leden
Effectieve leden zijn ook steeds toegetreden leden en vallen ook onder de bepalingen die hierboven worden beschreven.
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de PFV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad (http://www.afibelbvba.be/Staatsblad.html):
- naam, voornaam;
- functie.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Ondernemingsrechtbank. Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de Ondernemingsrechtbank. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
Verder worden de bestuurders (zowel de federatiebestuurders alsook de provinciebestuurders) ook vermeld met naam en voornaam, gewest en e-mailadres op de website van de PFV.
7.3. Personeel
7.3.1. Partena Professional - HDP
De PFV doet voor de loonadministratie van haar medewerkers beroep op het sociaal secretariaat ‘Partena Professional-HDP’.
Bij indiensttreding, schorsing van de arbeidsovereenkomst of uitdiensttreding van een personeelslid wordt Partena Professional-HDP hiervan op de hoogte gebracht. De PFV deelt in voorkomend geval de volgende gegevens mee:
- arbeidsovereenkomst
• naam, voornaam;
• adres;
• salaris en vergoedingen;
• betalingsmodaliteiten;
- inlichtingenfiche
• naam, voornaam;
• geslacht;
• taal;
• geboorteplaats;
• rijksregisternummer;
• geboortedatum;
• studieniveau;
• burgerlijke staat;
• arbeidsstelsel;
• sociale uitkeringen;
- vakantieattest (indien vorige werknemer);
- tewerkstellingsattest.
Maandelijks geeft de PFV een overzicht van de gepresteerde uren door aan Partena Professional-HDP via het e-loket. Ook opgenomen vakantiedagen, ziektedagen, verlet,… worden aan de hand van dit overzicht meegedeeld met het sociaal secretariaat.
7.4. Vrijwilligers
Er worden geen gegevens van vrijwilligers meegedeeld aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden niet aan derden doorgegeven (ook geen commerciële organisaties) met uitzondering van:
- persoonsgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer) worden via een Excel-bestand gedeeld met de verantwoordelijke van het evenement waarvoor de vrijwilliger zich aanbiedt. Dit beperkt zich tot de nodige info om de vrijwilliger te kunnen identificeren en eventueel te kunnen contacteren indien nodig.
7.5 Verenigingswerk
De PFV dient volgens wet het verenigingswerk aan te geven via de website www.verenigingswerk.be. Gegevens die dit platform worden ingegeven zullen automatisch worden doorgegeven aan de RSZ. De gegevens van de verenigingswerker worden op het platform automatisch gegenereerd aan de hand van het rijksregisternummer.
Verder wordt er een contract verenigingswerk afgesloten met de verenigingswerker. Dit contract dient voor intern gebruik.

8. Uw rechten omtrent uw gegevens
Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.
8.1. Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting
De kwaliteit en accuraatheid van uw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor de PFV.
Uiteraard heeft u als drager van uw persoonsgegevens het recht om op uw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in uw geregistreerde gegevens binnen de federatie. U als drager blijft namelijk altijd eigenaar van uw gegevens.
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke de PFV van u ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak op het algemeen secretariaat van de federatie. Daartoe stuurt u een e-mail naar secretariaat@pfv.be.
Om uw recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kan de PFV steeds een bewijs van uw identiteit vragen. De PFV zal trachten om uw aanvraag steeds binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van een verzoek te behandelen.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
8.2. Recht op verwijdering van uw gegevens
Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen. Daartoe stuurt u een e-mail naar secretariaat@pfv.be.
De PFV behoudt steeds het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat de PFV, afhankelijk van uw verzoek, sommige diensten niet meer kan aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien u wenst deel te nemen aan competities, tornooien, kampioenschappen en andere organisaties. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we uw verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.
- Uw gegevens schrappen: persoonsgegevens van een aangesloten lid worden geschrapt als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen of andere voorschriften.
- Recht om uw toestemming in te trekken: een aangesloten lid heeft steeds het recht om een toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens in te trekken met alle mogelijk daaraan verbonden gevolgen. Dit kan door een e-mail te sturen naar het algemeen secretariaat van de PFV via secretariaat@pfv.be.
Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals nieuwe contactgegevens. Wij voorzien in onze platformen de mogelijkheid om uw gegevens te updaten.
8.3. Recht op verzet
A. Recht op verzet tegen de verwerking van gegevens voor direct marketing
U heeft altijd het recht om uzelf kosteloos en zonder opgave van reden te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Hiervoor maakt u gebruik van de uitschrijfmogelijkheden in commerciële e-mails of stuurt u een mail naar het algemeen secretariaat van de PFV (secretariaat@pfv.be) met een vraag om uw privacyprofiel te wijzigen.
B. Recht op verzet om afgebeeld te worden
U heeft altijd het recht om uzelf kosteloos en zonder opgave van reden te verzetten tegen het afgebeeld worden op een publieke applicatie van de PFV. Hiervoor stuurt u een mail naar het algemeen secretariaat van de PFV (secretariaat@pfv.be) met een vraag om uw privacyprofiel te wijzigen.
Het afbeelden van uw naam en uw foto op licentie is echter noodzakelijk vanwege het kunnen uitvoeren van een controle op het feit dat een correcte speler aantreedt.
Tevens kan u bezwaar aantekenen tegen de raadpleging van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door een persoon die daarvoor een mandaat heeft ontvangen van de PFV.

9. Beheer en beveiliging
De PFV stelt alles in het werk om uw persoonsgegevens en privacy te allen tijde te beschermen. Moest er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Het aantal personen dat toegang heeft tot uw gegevens is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze personen wordt toegang tot uw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
9.1. Leden
Om in het ledenprogramma informatie op te zoeken, dient men een gebruikersnaam en wachtwoord te hebben. Daarenboven dient de persoon in kwestie een bepaalde functie uit te voeren. Binnen het hoofdstuk ‘Wie binnen PFV verwerkt/ heeft toegang tot persoonsgegevens’ kan u per gegeven terugvinden wie dit verwerkt of kan raadplegen.
Wanneer een nieuwe speler zich wenst aan te sluiten, dient men bepaalde persoonsgegevens aan de federatie door te geven. De persoonsgegevens kunnen op twee manieren worden doorgegeven. Ofwel kiest de speler ervoor om zijn/haar eID te laten inlezen in de club. Er zullen dan een beperkt aantal gegevens van de eID afgelezen worden. Bij het inlezen van de eID dient ook nog het formulier ‘inschrijvingsformulier met eID’ ingevuld te worden ter aanvulling van zijn/haar gegevens. Indien men niet wenst zijn/haar eID in te laten lezen, dient met het ‘inschrijvingsformulier zonder eID’ in te vullen opdat de federatie over de nodige gegevens beschikt. Een speler (aangeslotene) geeft de PFV de toestemming om, vanaf de ondertekening van het ‘inschrijvingsformulier met eID’ of ‘inschrijvingsformulier zonder eID’ en de daarbij horende akkoordverklaring, persoonsgegevens te verzamelen, registreren en gebruiken voor organisaties die deels of volledig onder haar bevoegdheid vallen. Indien een speler (aangeslotene) het met een onderdeel van de akkoordverklaring niet eens is kan hij/zij steeds een schriftelijk tegenbericht (liefst per mail naar secretariaat@pfv.be) bezorgen. Een niet- akkoord kan leiden tot stopzetting van het lidmaatschap.
Binnen het clubbestuur draagt één of soms meerdere personen de functienaam ‘Ledensecretariaat’. Deze perso(o)n(en) hebben toegang tot iClub, het ledensysteem van de PFV. De toegang wordt verleend door het algemeen secretariaat van de PFV of door een persoon uit de club die reeds de functie ‘Ledensecretariaat’ draagt. Men kan zich aan de hand van een gebruikersnaam en paswoord (gegevens worden automatisch gegenereerd door iClub) aanmelden op het systeem. Het ‘Ledensecretariaat’ van de club verwerkt de ontvangen gegevens van het nieuwe lid. In iClub wordt een drop-down menu voorzien waarmee de akkoordverklaring GDPR kan geïnventariseerd worden. Het ‘Ledensecretariaat’ van een club moet nagaan of de akkoordverklaring werd ondertekend. Wanneer dit in orde is, kan het ledensecretariaat het juiste item in de drop-downselecteren. Na het inlezen van het eID of het invoeren van de gegevens wordt het inschrijvingsformulier doorgestuurd naar het algemeen secretariaat van de PFV. Hier wordt het formulier opnieuw nagekeken op de handtekening van de akkoordverklaring. Pas vanaf het moment dat het algemeen secretariaat kan bevestigen dat de handtekening op het formulier staat, kan voor de speler een licentie aangevraagd worden voor het volgende seizoen. De ondertekende documenten worden bijgehouden op het algemeen secretariaat van de PFV.
Om de zeven jaar zal er opnieuw een formulier worden afgedrukt van alle bestaande leden van de PFV, aangevuld met de gegevens die op dat moment in iClub zijn opgenomen. Op deze manier kunnen de gegevens om de zeven jaar worden nagekeken, zodat de PFV de gegevens om de zeven jaar kan updaten. Hier zal ook telkens gevraagd worden de akkoordverklaring opnieuw te ondertekenen, dit is een puur administratieve controle. Dit document zal in het jaar 2019 voor het eerst worden uitgezonden naar de bestaande leden. Volgende periodes zullen 2026, 2033, 2040,… zijn.
De inschrijvingsformulieren en de formulieren persoonsgegevens, die dienen ter controle van de gegevens, worden op het algemeen secretariaat van de PFV bewaard in mappen per club/ provincie. Deze zullen in een gesloten kast op kantoor bewaard worden. Het kantoor sluit steeds wanneer niemand aanwezig is.
Indien spelers aangesloten bij uw club wensen te transfereren naar een andere club, kan u het aangeven in welke fase het formulier persoonsgegevens zich bevind. Belangrijk is dat het formulier persoonsgegevens op dat moment ook wordt opgestuurd naar het algemeen secretariaat.
De gegevens die in iClub zijn opgenomen verdwijnen automatisch uit het systeem en van de servers van iClub wanneer er gedurende zeven jaar niets gedaan werd met het profiel van een speler.
De werknemers van de PFV en de VIV hebben eveneens toegang tot iClub aan de hand van een gebruikersnaam en wachtwoord. Vanop het algemeen secretariaat bieden zij ondersteuning aan clubs bij het ingeven van de gegevens.
De werknemers van de PFV en de VIV hebben eveneens toegang tot het iClub aan de hand van een gebruikersnaam en wachtwoord. Vanop het algemeen secretariaat bieden zij ondersteuning aan clubs bij het ingeven van de gegevens.
9.1.1. Technische en organisatorische maatregelen
De PFV heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo heeft de PFV bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens de PFV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- alle personen die namens de PFV uw gegevens verwerken ondertekenen het contract verwerkingsverantwoordelijke-verwerker;
- de PFV hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
- iClub maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze gegevens worden opgeslagen op servers van iClub. De servers worden sterk beveiligd;
- de PFV test en evalueert regelmatig haar maatregelen;
- de medewerkers van de PFV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9.2. Personeel
Persoonsgegevens van personeelsleden worden doorgegeven aan het sociaal secretariaat via het e-loket. Dit loket wordt beveiligd aan de hand van een gebruikersnaam en paswoord.
De arbeidsovereenkomsten en andere documenten die werden verkregen in functie van de aanwerving van personeel wordt in een map bewaard. Deze mappen zitten in een gesloten kast in een kantoor dat telkens sluit wanneer niemand aanwezig is.
9.3. Vrijwilligers
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden verzameld aan de hand van een vrijwilligersovereenkomst. Deze papieren documenten worden op het algemeen secretariaat bewaard in een kast in een kantoor dat steeds gesloten wordt. Ook worden de gegevens bijgehouden in een Excel-document, indien toestemming van de vrijwilliger. Enkel de voorzitter van de PFV en de secretariaatsmedewerker(s) hebben toegang tot het Excel-bestand.
9.3.1. Beveiliging van de gegevens
De PFV heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo heeft de PFV bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens de PFV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- de PFV test en evalueert regelmatig haar maatregelen;
- de medewerkers van de PFV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- de PFV hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen.

9.4 Verenigingswerkers
De persoonsgegevens van verenigingswerkers worden verzameld aan de hand van een contract verenigingswerk. De papieren versie van het contract wordt op het algemeen secretariaat bewaard in een kast in een kantoor dat steeds gesloten wordt.
Verder dient het verenigingswerk volgens wet aangegeven te worden via de website www.verenigingswerk.be. Hier worden de gegevens van de verenigingswerker automatisch gegenereerd aan de hand van het rijksregisternummer van de verenigingswerker.

10. Bewaartermijn
10.1. Leden PFV
De ‘leden’ van de PFV worden opgesplitst in 2 groepen. Zo heeft de federatie enerzijds toegetreden leden en anderzijds effectieve leden.
Elke vorm van persoonsgegevens wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt.
De PFV schrapt persoonsgegevens van leden als ze niet langer nodig zijn voor registratie-doeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen en/of andere voorschriften.
Als algemene regel houdt de PFV persoonsgegevens onder eender welke vorm maximaal zeven jaar na het laatste gebruik bij.
De inschrijvingsformulieren en de formulieren persoonsgegevens die dienen ter controle van de gegevens worden op het algemeen secretariaat van de PFV bewaard in mappen per club/ provincie. Deze zullen in een gesloten kast op kantoor bewaard worden. Het kantoor sluit steeds wanneer er niemand aanwezig is. Wanneer de nieuwe papieren (de nieuwe periode) verwerkt zijn op het algemeen secretariaat worden de documenten van de vorige periode vernietigd met een versnipperaar.
De gegevens die in iClub zijn opgenomen verdwijnen automatisch uit het systeem en van de servers van iClub wanneer er gedurende zeven jaar niets gedaan werd met het profiel van een speler.
10.2. Personeel
De gegevens van het personeel worden bewaard zolang ze in dienst zijn. Na het stopzetten van de overeenkomst worden de gegevens nog 7 jaar bewaard.
10.3. Vrijwilligers
De PFV verzamelt gegevens van mensen die zich vrijwillig ter beschikking willen stellen voor de PFV.
De PFV bewaart, mits toelating, de persoonsgegevens zodat de federatie de personen later opnieuw kan contacteren voor evenementen die later plaatsvinden. Ook kunnen aan de hand van de verzamelde gegevens nieuwsbrieven uitgezonden worden, mits toelating van bewaring van het e-mailadres.
Indien de vrijwilliger niet langer op de hoogte wil gebracht worden van toekomstige evenementen, geen nieuwsbrieven wil ontvangen of niet meer wil dat de gegevens worden bewaard, kan hij/zij zich richten tot het algemeen secretariaat van de PFV via een e-mail naar secretariaat@pfv.be.
10.4 Verenigingswerkers
De PFV verzamelt gegevens van de verenigingswerker minstens zolang de overeenkomst loopt. Verder zal de PFV, mits toestemming van de verenigingswerker, de gegevens bewaren zodat de federatie de persoon later opnieuw kan contacteren voor eventuele activiteiten binnen het statuut van verenigingswerker.
Indien de verenigingswerker niet langer op de hoogte wil gebracht worden van toekomstige evenementen, geen nieuwsbrieven wil ontvangen of niet meer wil dat de gegevens worden bewaard, kan hij/zij zich richten tot het algemeen secretariaat van de PFV via een e-mail naar secretariaat@pfv.be.
11. Klachten - Geschillen
Mocht u een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij u hierover contact met ons op te willen nemen via mail naar secretariaat@pfv.be. Het Bestuursorgaan of het Dagelijks Bestuur zal u dan een antwoord bezorgen op uw vraag/klacht.
Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. U kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan u vinden op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Alle geschillen inzake alles dat onderhevig is aan de toepassing van de GDPR vallen onder de toepassing van het Belgisch recht. Uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen zijn bevoegd.

12. Wijziging privacybeleid
Het is mogelijk dat het Privacybeleid in de toekomst wordt gewijzigd. Het beleid van de PFV m.b.t. het gebruik van persoonsgegevens wordt dan ook regelmatig gecontroleerd en getoetst aan de huidige regelgeving(en). Wijzigingen van het beleid worden op de website van de PFV bekend gemaakt. De laatste wijziging gebeurde op 4 maart 2021 Oudere versies van ons privacybeleid zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail via secretariaat@pfv.be als u deze wilt raadplegen.

13. Slotwoord
Als Petanque Federatie Vlaanderen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Petanque Federatie Vlaanderen vzw

Huis van de Sport Gent
Zuiderlaan 13
9000 Gent

Tel. 09/243.11.40
E-mail: secretariaat@pfv.be
Website: www.pfv.be

Contactpersoon:
Reinold Borré
Voorzitter PFV

Algemeen secretariaat
Tim Pennoit Heidi De Poorter
Medewerker PFV Medewerker VIV